Seja objetivo e otimize o seu horário de trabalho!

Mesmo que raramente, acaba acontecendo com a gente: mesmo com um monte de trabalho a ser feito, o serviço não rende.

Lidamos o dia todo com um monte de informações e tarefas mas não se consegue produzir muito.

Muitas vezes, o problema surge devido à falta de organização nas suas tarefas. Seguem umas dicas para otimizar o seu trabalho.

Atitudes que a sabotam o bom andamento do trabalho:

- Ausência de foco: ocorre quando o colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo. O resultado é que nenhuma das obrigações é realizada de maneira satisfatória.

- Falta de concentração na tarefa em execução: o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas, que fazem com que o resultado fique prejudicado.

Veja bem, que não falo que a conversa paralela é inútil e só atrapalha! Muitas vezes, bater um papinho curto com os colegas ajuda a tornar o ambiente mais leve ou dar um intervalinho num trabalho pesado, para depois voltar a concentração necessária.

Muitas vezes, essas trocas de experiências entre os colegas acaba enriquecendo o trabalho, porque sempre cabem sugestões de ferramentas mais eficazes, maneiras de otimizar o trabalho, e dessa forma, a empresa como um todo sai ganhando.

- Ausência de planejamento: não sabendo se planejar, ocorre confusão e não se estabelece prioridades.

Pode parecer muito metódico, mas é extremamente necessário estabelecermos prioridades, com vistas a realizar uma atividade que precise ser concluída rapidamente antes da que não tem tanta urgência em ser concluída.

- Acomodação que gera desmotivação: muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação.

Nesse caso, também cabe um puxãozinho de orelha nos gestores: muitas vezes, esses não oportunizam trabalhos diferenciados e desafiadores ao seu corpo funcional. O rodízio de atividades pode ser encarado como forma de busca de motivação, além da valorização do trabalho realizado.

- Procrastinação: é o famoso deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã.

Muitas vezes, acaba sendo uma consequência da ausência de planejamento e desmotivação.

Lembre-se que o ditado correto é "nunca deixe para amanhã o que pode ser feito hoje", e não o contrário!

- Refém de ferramentas tecnológicas: ficar apegada ao celular e ao uso de e- mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora). Esse é um problema recorrente entre os proprietários dos famosos smartphones.

Te deixam conectados ao mundo: e-mails, facebook, skype, MSN, Orkut e por aí vai. E, como forma de se manter atualizada, você acaba ficando escravo do seu aparelho.

Eu mesma, pouco tempo atrás, tinha um Blackberry que a cada atualização no e- mail, ficava com uma luzinha vermelha piscando. Confesso que não resistia àquela luzinha e tinha que olhar o e-mail, nem que fosse apenas para excluí-lo e fazer a "luzinha insistente e incomodativa" parar de piscar.

Veja as principais dicas para otimizar seu tempo:

- Estabelecer prioridades: discipline-se a determinar sempre o que deve ser concluído antes e o que pode ser feito depois.

- Disciplinar reuniões: foque-se no objetivo que pretende alcançar com essas reuniões, de modo a não permitir que elas virem um happy hour, para falar de futebol, o último capítulo da novela, da namorada nova ou do último lançamento em termos de maquiagem.

- Disciplinar horários para conversas: aqui, deve ter-se em mente que uma boa dose de parcimônia resolve o problema, até porque, obviamente, não somos robozinhos com botão de liga e desliga das cordas vocais. Somos seres comunicativos, e a comunicação também é importante no ambiente de trabalho. Já dizia o Chacrinha, "quem não se comunica se trumbica"!

- Estabelecer código de conduta telefônica e para eletrônicos: essa parte, a meu ver, tem de partir do próprio colaborador. O telefone da empresa tem de ser usado para fins profissionais! É em função disso que as pessoas têm aparelhos celulares. Contudo, passar o tempo todo "trovando fiado" com o amigo da faculdade, ou o vizinho amigo de infância é total falta de senso! Ligações particulares em horário de trabalho devem ser exceção, somente em casos de emergência, e não regra.

- Classificar as tarefas, realizando primeiro as mais urgentes e importantes: e aqui vai um ponto importante: cuidado com os prazos que necessitam ser atendidos! Eu, particularmente, para estabelecimento de prioridades e acompanhamentos de prazos, uso a agenda do Outlook: ele sempre avisa, com antecedência de 15 minutos, prorrogáveis, as atividades que necessitam ser finalizadas em determinado prazo. Não fique só nessa coisa de "eu tenho memória de elefante". Você é humano, portanto falível; já o Outlook tem menos chances de "esquecer" alguma coisa do que você.

- Evitar acumular funções que não sejam suas: lembro que essa dica não tem nada ver com "cada um com seus problemas". É salutar auxiliar os colegas quando os mesmos estão com dificuldades, até mesmo porque uma mão lava a outra e, da próxima vez, pode ser que seja você que precise de auxílio. Contudo, foque-se nas suas responsabilidades e, se as mesmas estiverem com prazo de finalização apertado, não assuma para si as atividades dos colegas. Ele sempre pode dar um jeitinho de conseguir sozinho, ou essa atividade pode ser executada com seu auxílio posteriormente, se ele for organizado.

Polliana Giraldello

Fonte: http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/seja-objetivo-e-otimize-o-seu-horario-de-trabalho/64094/