O blogueiro Christian Barbosa , especialista em produtividade pessoal, fez uma lista de sete itens básicos que você deve ter na cabeça para ter mais tempo na sua rotina
Descubra como você utiliza o tempo
Todas as tarefas
que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo:
existem atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou, atividades
importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas e
atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder
tempo.
Saber a forma como
utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as
atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente),
aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências, o que você
equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou
simplesmente excluí-las da sua rotina).
Planeje-se!
Ter mais tempo
para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que
você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de
tempo.
Para isso, planeje
sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode
gerar urgências e crie atividades de prevenção.
Escolha uma ferramenta
Agenda, Iphone,
Outlook, Neotriad, caderno, etc – eleja uma plataforma que faça com que você
tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável.
Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.
Limite seu horário de trabalho
Muitas vezes
precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia.
Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional.
Se fosse uma
obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as
luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por consequência
mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no
dia-a-dia.
Ache um hobby
Descubra algo que
gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem
descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos
e evitamos ao máximo que o dia seja desfocado.
Você já reparou
que quando alguém do escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele
sempre consegue sair no horário naquele dia?
Organize a papelada
Organize seu local
de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Assim você terá mais
facilidade para encontrar o que precisa.
Estima-se que uma
pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é muito tempo
perdido.
Priorize seu dia – todos os dias
Faça uma lista de
atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para
checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução. Foque
nessa lista.
Quando você chegar
ao fim do dia puder riscar tudo aquilo que conseguiu cumprir, a sensação será
de começar o dia seguinte zerado.
Por Christian
Barbosa
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