quinta-feira, 25 de junho de 2015

Nove Sugestões para Tomar Boas Decisões


1.       Defina  o  problema.
Um problema se caracteriza por um desvio entre o que se espera acontecer e o que realmente está acontecendo. Evite afirmações  genéricas  do tipo: ‘As vendas caíram nos últimos dez  meses’ ou  então: ‘Nossa produção  vem caindo ultimamente’. Em vez disso seja específico: ‘Tivemos uma  queda nas vendas de 17% nos  últimos oito meses na região sul do país’ ou ‘Nos últimos  seis  meses tivemos 8%  de diminuição de produção’. Apresente  números  (dados estatísticos, percentuais, datas) e indicadores do  problema, e você  poderá avaliar  melhor a  situação. Um  problema  bem definido é meio caminho andado.

2.     Pergunte: qual a causa  ( ou  causas ) desse  problema ?
Para descobrir a causa de um problema, há cinco perguntas básicas que ajudam a desvendá-lo: O Quê?, Onde?, Quem?, Quando?, Quanto?.

3.     Saiba o que o problema é e  o que ele  não  é.
As cinco perguntas anteriormente relacionadas ajudam a descobrir a causa do problema:
O que é o problema?
Onde ele ocorre? (Em que região, área, departamento, setor etc.)
Quem está envolvido no problema? (Com quem ele ocorre?)
Quando (Desde quando) ele ocorre?  (A partir de que mês, período, semana.)
Quanto ocorre? (Em que medida? Quanto está custando em dinheiro, esforço, desgaste de imagem etc.?)
Por outro lado, saber o que o problema não é importa  tanto quanto saber o que ele é,  porque isso delimita a área de procura. Faça as seguintes perguntas:
O que o problema não é, mas poderia ser?
Onde ele não ocorreu? Por quê?
Quem não está envolvido? Ele deveria estar ou não envolvido? Por quê?
Quando não ocorreu? Por quê?
Quanto não ocorreu? Acima/abaixo de que medida não ocorreu? Por quê?

4.       Não  confunda  sintoma  com  causa.
Dezessete por cento de queda  nas vendas é um indicativo de que algo anda mal, porém  isso não é a causa e sim um sintoma que o está alertando a respeito da existência de um problema.
Se alguém sente dor de barriga, isso não é causa, mas sintoma.Algumas das prováveis causas serão: gastrite,  intoxicação,  exageros  nas  refeições,
excesso de  nervosismo ou  até  mesmo uma  doença mais grave  como câncer no intestino  etc. A causa  será  descoberta  a  partir do sintoma.

5.       Gere  soluções / crie  alternativas
Após a identificação da causa mais provável do problema, chega o momento de sugerir alternativas  para resolvê-lo. Se o problema é 17% de quedas nas vendas, a  alternativa  proposta poderá ser o de  visitar o distribuidor e os principais clientes. Poderia, no entanto, haver outras alternativas como: treinar a equipe de vendas, melhorar o sistema de distribuição do representante regional, romper o contrato e contratar outro distribuidor etc. Raramente existe uma única maneira de solucionar  um  problema, e quanto mais  complexo ele é, mais alternativas devem ser geradas para possibilitar  a  melhor  escolha.

6.       Faça  uma  análise  de  custo – benefício  das  alternativas.
Examine cada uma das alternativas aprovadas e proceda a uma análise de custo-benefício dos seguintes fatores: pessoal, dinheiro, tempo, espaço e material.

Pessoal.   Há pessoal suficiente para isso? Está disponível? Tem capacidade para isto?
Necessita de treinamento? Há necessidade de recrutar pessoal externo? Pode-se terceirizar parcial ou totalmente as atividades? Podemos nos associar a alguém?

Dinheiro.    Quanto custa esta alternativa?  Há  recursos  financeiros  suficientes?
Pode ser financiada?

Tempo.   Quanto  tempo  dura a implantação  desta alternativa? Podemos  dispor desse tempo? É urgente?

Espaço.   Há espaço suficiente para desenvolver esta alternativa? O layout é adequado? Pode-se alugar? Pode-se terceirizar?

Material.   Há material  suficiente? É possível adquiri-lo rápido ou facilmente?
Quem são os fornecedores?  Precisamos desenvolver algum material específico?

A alternativa aprovada deverá ser aquela que apresentar o melhor retorno de custo-benefício.

7.       Implante  a  solução.
Decisões exigem implantação e acompanhamento. Portanto, chegou o momento de planejar a implantação da solução escolhida.As mesmas cinco perguntas (O Quê?, Onde?, Quem?, Quando?, Onde?) utilizadas para descobrir a causa do problema são aqui novamente postas em ação, porém agora acrescidas de uma sexta questão: Como?.
O que vai ser feito? (Qual o objetivo?)
Onde será implantado? (Em que região, área, departamento, setor etc.?)
Quem será responsável pela implantação da solução?
Quando? (Data de início e fim da implantação)
Quanto? (Quanto dinheiro será necessário para a implantação da solução?)
Como será  feito? (Quais  os  métodos,  procedimentos e sequências  de
execução do plano?)

8.       Consulte  os  outros.  Pergunte  aos  especialistas.
Para que sua decisão tenha  ainda maior grau de acerto, muitas vezes é
conveniente  perguntar  a pessoas não envolvidas no problema mas que
conhecem o assunto (por exemplo o chefe, companheiros de  trabalho, amigos) o  que eles  acham da decisão. Quando  há muito em jogo e o  problema é sério, consulte  especialistas sobre o assunto, tais  como um advogado, contador, consultor, profissional do ramo etc. Suas sugestões com certeza irão ajudá-lo muito a clarear o problema e auxiliá-lo na tomada da decisão mais apropriada.
Faça o que fizer, no entanto, lembre-se de que a decisão final pelas decisões será sua. Logo, não abdique nem delegue essa prerrogativa a ninguém.

9.       Habitue-se  a  tomar  decisões  pró – ativas.
Existem  dois  tipos  de decisões: as  pró-ativas e  as  reativas. As  decisões reativas, como o nome já indica, são aquelas tomadas como reação a um problema que surge  repentinamente, como  uma  máquina que quebrou, o cliente  que  exige  providências  imediatas, a  peça  que faltou etc. Elas exigem  providências  urgentes e são resultado, quase sempre, da falta de planejamento e de providências tomadas  previamente. As decisões pró-ativas, por outro lado, significam pró-ação (ou seja, ação prévia) e caracterizam-se por ser resultado de planejamento e ação preventiva. As decisões são tomadas antes que o problema surja, antecipando-se ao aparecimento de um obstáculo, economizando assim, tempo, esforço e dinheiro. Alguns tipos de decisão pró-ativa são:  planejamento  estratégico, manutenção  preventiva, adoção de novas tecnologias (informática, telecomunicações etc.), treinamento e desenvolvimento de  pessoal,  pesquisa de clima  organizacional, pesquisa de mercado, racionalização estrutural e administrativa etc. Quanto mais decisões pró-ativas  um executivo toma, menos  ações  reativas são necessárias, já que a situação estará  sanada  antes  que  o problema  desponte. Empresários,
executivos, gerentes  e  supervisores  eficazes, concentram-se nas decisões pró-ativas,  pois  sabem que nelas reside o sucesso do seu negócio.

Por  Ernesto Artur Berg


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