Existe uma grande diferença entre as pessoas que apenas sobrevivem na sua rotina e aquelas que vivem de verdade.
A diferença está basicamente na forma como as pessoas aproveitam seu tempo. Cada vez mais raro nos dias de hoje, tempo é uma coisa que nunca mais podemos reconquistar quando perdido. Saúde, dinheiro, amigos e outras coisas, podem ser recuperadas com mais facilidade, mas o tempo que passou, esse nunca mais vai voltar e cabe a nós utilizá-lo de forma proveitosa.
O excesso de trabalho, urgências, redes sociais e tantas demandas que precisamos fazer no dia a dia precisam de dois exercícios que poucas pessoas aprendem a fazer adequadamente: planejamento e priorização.
Quando você aprende um método para gerenciar seu tempo, vai aprender técnicas de planejamento, que vão ajudar você a antecipar seus dias, reduzir urgências e colocar atividades importantes ao longo da semana.
Priorizar é seguir o que foi planejado em uma ordem lógica de execução, evitando um grande ladrão de tempo que é a multitarefa ou o trabalho focado na chegada de e-mails.
Há mais de 11 anos ensino pessoas e empresas a serem mais produtivas e terem mais qualidade de vida. Pode parecer esquisito, mas as pessoas não têm problemas de tempo. Elas têm tempo de sobra, o problema é que elas utilizam muito mal o tempo que tem.
São diversos os fatores que fazem uma pessoa perder tempo na sua rotina, entre os principais ladrões de tempo encontramos as reuniões, o e-mail, a falta de organização, a falta de ter prioridades claras, método de trabalho ineficiente e processos sem eficácia.
Uma pesquisa aponta que a cada 10 horas de trabalho, apenas 6 horas são efetivamente produtivas, isso significa que em média 40% do nosso dia pode estar sendo totalmente desperdiçado com ações sem resultado ou importância.
Claro que é possível virar esse jogo e você pode começar a ter mais produtividade no trabalho e qualidade em toda a sua vida. Mas isso depende de você mudar o seu modelo mental, responsável pela forma como você executa suas atividades e prioriza seu tempo.
Uma mente agitada gera uma execução de múltiplas atividades e isso faz perder toda sua produtividade. A primeira providência é aquietar sua mente, relaxar mesmo.
Antes de começar encarar os e-mails, tarefas e reuniões, separe três minutos para relaxar e deixar a mente mais tranquila. Feche os olhos, respire profundamente e pense em coisas que tranquilizam você. Com esse estado mental estabelecido comece a escrever tudo que precisa ser feito hoje, amanhã e depois de amanhã em uma agenda, caderno ou software.
Para cada atividade dessa lista estipule uma duração em minutos ou horas. Some o total de horas por dia e não deixe ultrapassar 50% do seu tempo de trabalho (deixando assim espaço para eventuais urgências).
Para o dia de hoje, estabeleça uma prioridade numérica do que deve ser feito e siga essa ordem. Se algo surgir no meio do caminho, lembre-se do estado mental de produtividade, anote a atividade na sua lista e de a prioridade correta.
Administrar seu tempo é uma ciência que precisa ser aprendida e desenvolvida ao longo das semanas. Não espere resultados mágicos do dia para a noite, é preciso persistir e aprender como se planejar de forma eficiente.
Christian Barbosa (Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. É fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro.
www.triadedotempo.com.br e www.maistempo.com.br)
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